Der KI-Azubi im Amt: Ein einfacher Test für den Alltag
Wer KI in der Verwaltung einsetzt, muss sich seltener fragen, ob etwas generell erlaubt ist. Viel wichtiger ist die Frage, wie man die gleiche Aufgabe bei einem neuen Azubi handhaben würde. Läuft die KI am Empfang und hat Bürgerkontakt, braucht sie ein Namensschild. Das bedeutet konkret eine Kennzeichnung, dass hier eine KI antwortet. Arbeitet sie dagegen im Hinterzimmer und liefert nur Entwürfe, die ein Mensch gegenliest und freigibt, ist sie völlig unkritisch. Sie verhält sich dann wie ein Azubi, der einen Vorschlag macht, den am Ende die Sachbearbeitung verantwortet.
Damit dieser Alltagstest nicht nur ein Bauchgefühl bleibt, gibt es weiter unten einen fertigen Prompt zum Kopieren. Er stellt vier einfache Fragen und liefert am Ende eine klare Einschätzung, ob die eigene KI-Idee kennzeichnungspflichtig ist oder einfach dem Vier-Augen-Prinzip folgt. Das ersetzt natürlich kein Gespräch mit dem Datenschutz oder dem Rechtsamt. Es gibt aber eine solide Grundlage, um dort strukturiert aufzutreten und nicht erst improvisieren zu müssen.
Der KI-Azubi-Prompt zum Kopieren
Dieser Prompt lässt sich direkt in ChatGPT, Claude oder Gemini einfügen und liefert eine strukturierte Selbsteinschätzung. Er ist niedrigschwellig genug für Kolleginnen und Kollegen ohne Vorwissen, aber konkret genug, um vor einem Abstimmungsgespräch echte Klarheit zu schaffen.
Ich möchte KI in meiner Behörde oder Abteilung einsetzen und sie wie einen neuen Azubi behandeln: mit klarer Einarbeitung und klaren Grenzen. Stelle mir dazu folgende Fragen nacheinander und werte am Ende aus:
1. Empfang oder Hinterzimmer? Hat die KI direkten Kontakt zu Bürgerinnen und Bürgern (z. B. Chatbot, automatisierte Antwort) oder arbeitet sie nur intern zu (Entwurf, Zusammenfassung, Recherche)?
2. Wer unterschreibt am Ende? Liest ein Mensch das Ergebnis gegen, bevor es rausgeht, oder entscheidet und veröffentlicht die KI direkt?
3. Wird es kennzeichnungspflichtig? Ist das Ergebnis ein Text, Bild oder Video, das öffentlich als Information erscheint, oder bleibt es intern?
4. Was würde ein Azubi hier dürfen? Vergleiche die Aufgabe mit einer Aufgabe, die man einem neuen Azubi ohne Rücksprache geben würde. Wenn ja, ist die KI-Nutzung meist unkritisch.
Gib mir am Ende eine kurze Einschätzung in der Form „Kennzeichnungspflichtig“ oder „Unkritisch, aber Vier-Augen-Prinzip einhalten“. Mache zudem einen Vorschlag, wie ich das Ergebnis intern kurz dokumentieren kann.
Ein Beispiel aus der Praxis: Die Stellenanzeige
Stell dir vor, das Personalwesen bekommt vom Tiefbauamt ein zehnseitiges und sehr trockenes Anforderungsprofil für einen neuen Bauingenieur. Die Idee dahinter ist, dass die KI daraus einen knackigen Text für eine Social-Media-Stellenanzeige entwerfen soll. Wenn wir unseren KI-Azubi-Prompt nutzen, sieht der Chat-Verlauf so aus:
- Frage 1 (Empfang oder Hinterzimmer?): Ganz klar Hinterzimmer. Die KI hilft nur beim Texten und hat keinen Kontakt zu den Bewerbern.
- Frage 2 (Wer unterschreibt?): Ich. Als HR-Mitarbeiter lese ich den Entwurf, ändere ihn ab und stelle ihn dann online.
- Frage 3 (Kennzeichnungspflichtig?): Nein. Es wird eine ganz normale redaktionelle Stellenanzeige der Stadt. Die KI liefert nur den Rohentwurf für mich.
- Frage 4 (Dürfte ein Azubi das?): Absolut! Einem echten Azubi würde man genau diese Aufgabe geben: „Lies dir mal dieses Profil durch und schreib mir einen ersten Entwurf für LinkedIn, ich gucke dann drüber.“
Die finale Auswertung der KI lautet dann:
✅ Fazit: Unkritisch, aber Vier-Augen-Prinzip einhalten!
Dieser Einsatz ist rechtlich unbedenklich und löst keine Kennzeichnungspflicht nach dem EU AI Act aus. Die KI fungiert als reiner Entwurfs-Assistent.
Tipp zur Dokumentation: Legt intern einen kurzen Vermerk ab, dass für das Umformulieren von Stellenprofilen KI-Textgeneratoren als Hilfsmittel im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips freigegeben sind.
